Politique de Protection des Renseignements Personnels

Politique de Protection des Renseignements Personnels

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

On entend par « Renseignement Personnel » tout renseignement recueilli ou reçu au sujet d’une personne identifiable ou tout renseignement qui, utilisé seul ou avec d’autres renseignements, peut mener à l’identification d’une personne. 

Les Renseignements Personnels comprennent, mais ne se limitent pas à ce qui suit : 

•  Nom, adresse et numéro de téléphone;
• Date de naissance, état civil et matrimonial; 
• Cote de crédit et historique de paiements; 
• Numéro d’assurance social « NAS »; 
• Expérience antérieure en matière d’assurance, y compris l’historique des réclamations; 
• Numéro de permis de conduire, numéro d’identification du véhicule (NIV) et dossier de conduite; 
• Renseignements bancaires et informations sur les cartes de crédit; - Renseignements médicaux; 
• Renseignements sur l’emploi et les revenus. 

Les Renseignements Personnels ne comprennent pas les coordonnées professionnelles qui se trouvent sur la carte professionnelle d’un employé d’une organisation ou dans des annuaires ou des sites Web accessibles au public, tels que son titre, adresse, numéro de téléphone et son adresse électronique professionnelle. 

FINS DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

La collecte des Renseignements Personnels est un élément essentiel à notre capacité de fournir les services et les produits d’assurance qui répondent le mieux aux besoins de nos clients. Nous limitons la collecte de Renseignements Personnels et leur communication aux assureurs ou à nos fournisseurs de services à ce qui est nécessaire pour offrir aux clients les produits demandés ou pour d’autres raisons pour lesquelles ils ont accordé leur consentement. 

Nous recueillons, utilisons et divulguons des Renseignements Personnels à diverses fins, notamment pour : 

- Établir et maintenir les communications avec nos clients; 

- Évaluer les besoins et offrir des produits et services liés à l’assurance; 

- Évaluer votre admissibilité à la couverture ou aux avantages; 

- Remplir les demandes et faire des propositions; 

- Recueillir des renseignements sur la tarification; 

- Obtenir des soumissions d’assurance; 

- Facturer des produits et services; 

- Traiter les transactions par l’intermédiaire de fournisseurs de services de traitement des données; 

- Faciliter le paiement par l’intermédiaire de systèmes de traitement des paiements; 

- Obtenir des rapports auprès des agences de crédit; 

- Assurer le service et le maintien des polices de nos clients; - Fournir des renseignements au sujet de vos réclamations;

 - Détecter et prévenir la fraude, les réclamations suspectes ou toute autre activité illégale; 

-  Se conformer aux exigences réglementaires et légales. 

Si d’autres fins se présentent, et dans la mesure où la loi l’autorise, en informera le client pendant ou avant la collecte de Renseignements Personnels ou avant leur utilisation ou divulgation. 

CONSENTEMENT 

Nous obtiendrons toujours le consentement exprès de nos clients pour recueillir, utiliser ou divulguer leurs Renseignements Personnels. Le consentement peut être donné oralement en personne ou par téléphone, ou sous forme écrite (formulaire de consentement, formulaire de demande, lettre, courriel, etc.). Nous considérons que votre consentement à la collecte, l’utilisation et la divulgation à des tiers tels que les assureurs, nous est expressément donné lorsque vous nous communiquez les Renseignements Personnels destinés à nous permettre de vous fournir un produit ou un service. 

Les entités qui nous fournissent les Renseignements Personnels au sujet de leurs employés ont la responsabilité d’obtenir leur consentement préalable. 

COMMENT RETIRER VOTRE CONSENTEMENT

Sous réserve de certaines restrictions légales ou contractuelles, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en soumettant une demande écrite. Dans certains cas, le refus de fournir certains Renseignements Personnels ou le retrait de votre consentement peut nous empêcher d’obtenir une couverture d’assurance ou d’autres produits, services ou renseignements. À moins que vous ne retiriez votre consentement, celui-ci sera considéré comme valide pour la durée requise pour la réalisation des fins pour lesquelles vos renseignements ont été recueillis, et ce, même si vous cessez d’être un client. 

LIMITES DE LA COLLECTE, DE L'UTILISATION ET DE LA DIVULGATION 

Nous limitons la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos Renseignements Personnels à ce qui est nécessaire pour offrir les services d’assurance demandés ou à d’autres fins pour lesquelles vous nous avez donné votre consentement ou tel que permis ou autorisé par la loi. Les Renseignements Personnels communiqués par nos clients ne sont accessibles qu’à certaines personnes autorisées, et seulement dans la mesure nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. Nous ne partageons, ne vendons, n’échangeons, ne prêtons pas, ni ne divulguons autrement vos Renseignements Personnels à des tiers. 

EXACTITUDE 

Nous faisons tous les efforts possibles pour s’assurer que les Renseignements Personnels qui sont gardés dans nos dossiers de clients sont aussi exacts et complets que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels les renseignements ont été recueillis. Si vous trouvez des inexactitudes dans vos Renseignements Personnels, vous devez nous en aviser par écrit et nous apporterons les modifications immédiatement et nous nous assurerons qu’elles soient transmises aux assureurs auxquels nous avons divulgué les renseignements au cours de l’année précédant la date de modification. 

MESURES DE SÉCURITÉ 

Nous maintenons des normes et des procédures de sécurité rigoureuses pour protéger tous les Renseignements Personnels sous notre contrôle contre l’accès et l’utilisation non autorisés, ce qui comprend des mesures physiques comme la limitation de l’accès à nos locaux, l’utilisation de services de déchiquetage sécurisés, le main en de contrôles stricts pour limiter et surveiller l’accès des employés à notre système informatique et l’éducation des employés sur l’importance de la confidentialité par le biais de procédures internes et de programmes de formation. Nous utilisons VP_2023.09 également des mesures technologiques telles que : cryptage, mots de passe, pare-feux et autres mécanismes de protection des données afin de protéger les Renseignements Personnels sous notre contrôle. 

ACCESSIBILITÉ 

Vous avez le droit d’accéder à vos Renseignements Personnels qui sont conservés dans nos dossiers de clients ou de les examiner en envoyant une demande écrite à cet effet. Sur présentation d’une demande écrite, nous vous informerons si nous détenons des Renseignements Personnels à votre sujet et vous donnerons accès à vos Renseignements Personnels dans un délai raisonnable. Normalement, nous répondrons aux demandes d’accès dans un délai de trente (30) jours. Nous pouvons exiger des frais d’accès minimes selon la nature de votre demande et nous vous aviserons des frais avant de donner suite à votre demande. Veuillez noter que dans certaines circonstances, nous pourrions ne pas être en mesure de vous donner accès à vos Renseignements Personnels si ceux-ci contiennent des références à des Renseignements Personnels concernant une tierce partie ou toute information qui est protégée par un privilège juridique, qui est la propriété de notre entreprise ou qui ne peut être divulguée pour d’autres raisons juridiques. 

QUESTIONS ET PRÉOCCUPATIONS 

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant vos Renseignements Personnels ou la présente Politique de Protection des Renseignements Personnels, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées ci-dessous: 

Jean Philippe Martineau, Président et chef de la direction 

Courriel : vieprivee@covalen.ca

Adresse : 101-2905 Place Louis-R.-Renaud, Laval (QC) H7V 0A3 

Tel : 450-662-2210